Cosa cambia dal 1° gennaio 2019 per imprese e professionisti con la fattura elettronica
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione. Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.
Dal 1° gennaio 2019, le fatture emesse per cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia potranno essere soltanto elettroniche, anche se l’operazione avviene fra una partita Iva (azienda, ente, professionista) e un consumatore finale.
A stabilirlo è la legge di Bilancio 2018; l’obbligo di fatturazione elettronica, tra l’altro, è già in vigore per chi deve inviare fatture agli enti pubblici. Per chi scarica le spese del carburante, poi, dal 1° luglio 2018 è obbligatorio (salvo i casi di esonero provvisorio, sino al 31 dicembre 2018) ricevere la fattura elettronica dal distributore.
Esonero
Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica solo gli operatori che rientrano nel regime di vantaggio e in quello forfettario, oltre che i piccoli produttori agricoli.
Per i minimi e forfetari vi è comunque la possibilità di emettere fatture elettroniche, secondo le regole indicate dall’Agenzia delle Entrate.
Come funziona la fattura elettronica
La fatturazione elettronica è un sistema che coinvolge diversi attori: il fornitore o il suo intermediario, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e la Pubbliche Amministrazioni.
Tutti i soggetti obbligati all’emissione di fatture elettroniche saranno dotati di un codice univoco composto da lettere e numeri detto codice ufficio per la fatturazione elettronica.
Questo codice deve essere riportato nella fattura elettronica insieme a Partita IVA, indirizzo, data del documento e tutti gli altri dati rilevanti ai fini fiscali. Una volta compilata, la fattura deve essere firmata digitalmente dal soggetto emittente.
Cosa è SDI ( Sistema d’interscambio nazionale )
Il Sistema d’interscambio è una sorta di “postino virtuale”, attraverso cui si trasmettono e ricevono le fatture PA, e dal 2019 tutte le fatture elettroniche; in particolare:
- fornisce i servizi di accreditamento al sistema stesso;
- riceve le fatture elettroniche trasmesse;
- convalida e gestisce i flussi della fatture;
- indirizza le fatture all’ente destinatario;
- notifica l’esito dei flussi tramite ricevute.
L’automazione di questi processi è possibile grazie al formato XML del documento: il formato PDF non può integrare una fattura elettronica perché non consente la lettura automatica dei dati e l’invio diretto al destinatario.
Come si riceve la fattura elettronica
Chi è accreditato ai canali SdiCoop o SdiFtp può ricevere le fatture elettroniche su questi canali dedicati; diversamente, si deve avere una casella di posta elettronica certificata. L’indirizzo pec deve essere comunicato al fornitore e la fattura viene recapitata direttamente sulla Pec.
Per evitare l’invio della Pec al fornitore, è possibile preregistrarsi con la funzionalità web «Registrazione delle modalità prescelte per la ricezione delle fatture» accessibile dal servizio «Fatture e corrispettivi».
Come si conserva la fattura elettronica
Ad oggi destinatari delle fatture elettroniche possono scegliere tra tre modalità alternative di conservazione, a seconda della categoria di appartenenza e delle modalità con cui i documenti sono inviati:
- il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
- l’archiviazione delle copie informatiche delle fatture elettroniche;
- l’archiviazione delle copie in formato cartaceo o digitale.
Sanzioni ai soggetti non emettono fattura elettronica
Se la fattura è predisposta e inviata al cliente con formato diverso dallo xml, o in modalità differente da quelle dello Sdi indicate dal provvedimento delle Entrate, scattano sanzioni a carico del fornitore e l’indetraibilità Iva per il cliente.
